Erste Schritte beim Aufbau von Web-Dashboards

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Ich freue mich, dass ich wieder etwas mehr Zeit zum Bloggen habe. Genauer gesagt, ich habe eine 8-monatige Pause eingelegt. In dieser Zeit habe ich an interessanten und vor allem anspruchsvollen Projekten gearbeitet. Nun ist es wieder Zeit, das Wissen in Form von Blogbeiträgen zu teilen. Im heutigen Blogpost möchte ich mich einmal mit dem Thema “Aufbau von Dashboards” beschäftigen, da dieses Thema mittlerweile extrem wichtig für viele Unternehmen geworden ist. In Zeiten von “Big Data” sind solche Dashboards aus der Realität kaum wegzudenken, da die Daten nur durch richtige Visualisierung interpretiert werden, es sei denn, man darf als Analyst bestimmte Entscheidungen auf der Unternehmensebene treffen. Meistens ist dies jedoch nicht der Fall, diese Entscheidungen werden vom Management getroffen. Daher ist die Aufbereitung der Daten in Realtime besonders wichtig, damit das Management eine Grundlage für die Entscheidungen bekommen kann.

Aktuell existieren viele verschiedene Lösungen für den Aufbau von Dashboards, die meisten Lösungen sind webbasiert und eignen sich besonders gut für die Visualisierung von verschiedenen Data-Streams. Außerdem bieten die meisten Web Analytics-Tools mittlerweile die Möglichkeit, solche Dashboards zu konfigurieren. Natürlich sind die Möglichkeiten eher bescheiden, es reicht trotzdem, um einen schnellen Überblick zu bekommen. Eine andere Möglichkeit bietet uns Excel, hier können ebenfalls individuelle und sehr aufwändige Dashboards erstellt werden. Wobei natürlich die Lösung mit Excel ziemlich schwierig werden kann, hier sollten die verantwortlichen Personen einiges an Know-how vorweisen. Ich selbst greife ganz gerne zu webbasierten Dashboards, da hier die Konfiguration um einiges leichter ist, aber später dazu.

Braucht unser Unternehmen überhaupt ein Web-Dashboard?

Ja, Ihr Unternehmen braucht ein Dashboard, unabhängig von der Größe und Branche. Man sollte natürlich die Zielgruppe definieren, damit ein Dashboard auch Sinn macht. In der Regel sollten Dashboards an die Wünsche der höheren Etagen angepasst werden, damit ist das Management eines Unternehmens gemeint. Nur aus der Perspektive des Managements wird der Aufwand für eine Erstellung von einem Dashboard gerechtfertigt, alles andere macht eher bedingt Sinn, da es ein langwieriger und sehr aufwändiger Prozess ist. Damit ist auch die Kennzahlenfindung gemeint, das heißt, es macht wenig Sinn ein Dashboard für Top 100-Suchbegriffe mit Bounce Rate, Time on Site, Pageviews/Visit und weiteren Kennzahlen darzustellen, dafür kann man sich in die Web Analytics-Lösung seiner Wahl einloggen, um die Daten dort zu analysieren. Ein Dashboard hat eine andere Funktion, diese Funktion sollte gut durchdacht werden. Wie gesagt, man sollte sich auf die Wünsche des Managements konzentrieren, dadurch kann man nichts falsch machen. Aus der Erfahrung kann ich sagen, je simpler ein Dashboard aufgebaut ist, desto mehr Nutzen hat es für das Unternehmen!

Welche Informationen müssen im Dashboard abgebildet werden?

Es sollten alle relevanten Informationen abgebildet werden, jedoch mit der Konzentration auf die wirklich wichtigen Informationen. Oft neigen die Stakeholder dazu, zu viele Informationen abzufragen, dadurch läuft man Gefahr, einen Dashboard in einen Bericht zu verwandeln. Damit die Übersicht beibehalten wird, sollten nicht mehr als ca. 10 Key Performance Indicators (KPIs) im Dashboard abgebildet werden. Bei mehr als 10 KPIs wird die Darstellung einfach zu unübersichtlich und macht wenig Sinn. Am besten können die Dashboards in drei Gruppen aufgeteilt werden:

1. Management (Outcomes): Ein Dashboard beinhaltet nur wichtige Kennzahlen, vor allem strategische Kennzahlen für die schnelle Analyse der Unternehmenssituation.

2. Operative (Outcomes): Ein Dashboard beinhaltet operative Kennzahlen für die Bewertung von laufenden Maßnahmen auf der operativen Ebene.

3. Deep-Insights (Engagement): Ein Dashboard beinhaltet tiefgehende Informationen, die zum Beispiel für einen Webanalysten von der Bedeutung her wichtig wären.

Wobei die erste Gruppe (Management) meiner Meinung nach die Wichtigste ist, es macht immer Sinn zuerst auf die Wünsche des Managements einzugehen, da hier die wichtigsten Businessfragen bereits abgedeckt werden.

Was sollte man beim Aufbau von Dashboards beachten?

Man darf vor allem die Arbeit bei der Erstellung von Dashboards nicht unterschätzen. Für einen einfachen Management-Dashboard sollte man je nach eingesetzter Lösung 5 bis 10 Manntage einplanen. In der Regel fängt man mit der Sammlung von Anforderungen an. Sobald die Anforderungen gesammelt wurden, sollten diese erneut evaluiert und gegebenenfalls angepasst werden. Sonst läuft man Gefahr, den Dashboard immer wieder anpassen zu müssen, vor allem wenn viele verschiedene Data-Streams im Dashboard abgebildet werden müssen. Wie bei allen anderen Projekten gilt auch hier, wer am Anfang plant, der hat am Ende viel weniger Arbeit. Insbesondere sollen großzügige Korrekturphasen in die Planung mit einberechnet werden. Diese Korrekturphasen können beispielsweise Dashboard-Scans genannt werden. Diesen Prozess würde ich wie folgt aufbauen:

1. Intake: Stakeholder Analysis

2. Dashboard-Roadmap: Implementierungskonzept

3. Dashboard-Construction: Implementierungsphase

4. Dashboard-Scan: Überprüfung der Funktionen (Korrektur)

5. Workshop: Einführung und Erklärung von Kennzahlen

Alle Phasen müssen sorgfältig geplant werden. Aus der Erfahrung kann man sagen, dass vor allem die Dashboard-Scans ziemlich aufwändig werden können, daher sollten hier genügend Stunden/Tage eingeplant werden.

Wie sollen die Daten am besten visualisiert werden?

Die Visualisierung von Daten hängt von den Skills und Erfahrungen der jeweiligen Personen ab, die diese Dashboards aufbauen. Ich persönlich nutze gerne die Ampel-Methode, da hier für jeden sofort klar ist, wenn etwas an der aktuellen Situation nicht in Ordnung ist. Insbesondere sollte man darauf achten, dass ein Dashboard fast ausschließlich aus KPIs besteht, denn KPIs können/sollten über einen bestimmten Zeitraum analysiert werden. Vor allem die Darstellung der KPIs liefert einen schnellen Einblick über die aktuelle Business-Performance. Es bleibt Ihnen überlassen, welche “Key-Visuals” für den Aufbau verwendet werden! Unten sehen Sie ein Beispiel von Dashthis, dies ist ein simpler Dashboard angereichert mit wichtigen Kennzahlen aus der Webanalyse.

web-dashboard-dashthiscomp

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Offline vs. Online-Dashboards?

Nun kommen wir zum letzten Punkt. Welche Lösung eignet sich für mein Unternehmen? Bei der Entscheidung müssen zwei Sachen unter die Lupe genommen werden.

1. Datensicherheit/Datenfreigabe: Je sensibler die Daten, desto eher ist die Wahrscheinlichkeit, dass man zu einem Offline-Dashboard greift, das heißt, man greift zu selbstgehosteten Tools, die zum Beispiel auf dem Desktop oder in einer gesichteten Umgebung installiert werden können. Sehr oft wird hierfür Excel verwendet. Seit geraumer Zeit gibt es andere interessante Lösungen wie Tableau Software für die Visualisierung von Daten. Mit Hilfe von Schnittstellen lassen sich  z.B. in Tableau verschiedene Kennzahlen aus Google Analytics importieren.

2. Umsetzung: Die selbstgehosteten Lösungen sind meistens sehr aufwändig zu implementieren, damit meine ich zum Beispiel einen Dashboard in Excel, welcher über ein Plugin per Knopfdruck aktualisiert werden kann. Im Gegensatz zu selbstgehosteten Lösungen gibt es mittlerweile sehr viele Anbieter, die verschiedene webbasierte Dashboards anbieten. Der Hauptvorteil liegt darin, dass ein webbasierter Dashboard in der Regel viele Schnittstellen zu allen gängigen Tools aufweist, daher ist die Implementierung weniger kritisch und kann innerhalb von Stunden geschehen. Hier hat man natürlich das Problem, dass die Daten zum Anbieter gelangen, was in manchen Branchen ein absolutes No-go ist. Nichtsdestotrotz bin ich der Meinung, dass in der Zukunft die webbasierten Dashboard-Anbieter enorm wichtig sein werden. Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen mit sehr knappen Ressourcen.

Welche Dashboard-Lösungen werden von Ihnen bevorzugt? Welche Erfahrungen haben Sie beim Aufbau von Dashboards gesammelt? Über einen Kommentar würde ich mich sehr freuen…

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Autor: Dimitri Tarasowski

Dimitri Tarasowski

Dimitri Tarasowski studierte an der Heilbronn University und an der USC (Australien) das Fach International Business mit dem Schwerpunkt auf Strategic Marketing. Seit 2006 arbeitet er als unabhängiger SEO Berater für KMU's aus dem süddeutschen Raum. Seit 2007 beschäftigt er sich verstärkt mit Web Analytics und Change Management. Folgen Sie ihm unter @tarasowski und Google+.

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